В статье анализируется процесс оптимизации процесса управления поиском и быстрым уведомлением о проблемах в продуктовой команде на платформе 3V.

Ключевые слова: продуктовая команда, оптимизация, бизнес-процесс, управление проблемами.

Введение

Одним из принципов современных цифровых платформ, которые представляют сложные информационные системы, предназначенные, в частности для разработки различного рода приложений, является самоконтроль, то есть, постоянное отслеживание возникающих проблем, которые связаны как с работой самой платформы, так и с работой в этой системе продуктовой команды, являющейся частью информационной системы (ИС).

Продуктовая команда — это группа специалистов ответственных за создание, развитие, поддержку пользователей и платформы в IT-компании. В нее входят: продуктовые менеджеры, разработчики, тестировщики, специалисты по DevOps, технические писатели и дизайнеры [2].

Актуальность выбранной темы заключается в том, что происходит ускорение и упрощение поиска, быстрого уведомления ответственного сотрудника о проблеме. Так же это поможет для ее более быстрого устранения, снижения рисков и эффективности работы команды.

Объектом исследования выступает платформа 3V.

Предметом исследования является оптимизация бизнес-процесса отправки уведомлений о проблемах, возникающих в процессе работы на платформе продуктовой команды.

Целью является разработка потока событий, оптимизирующего отправку уведомлений о проблемах в ходе работы на платформе продуктовой команды.

В работе продуктовых команд часто возникают проблемы медленного и неэффективного поиска и решения проблем. Отсутствие удобных инструментов приводит к задержкам, ошибкам и снижению качества продукта. Поиск и уведомление о проблемах отнимают много времени, которое можно было бы потратить на более важные задачи. Это снижает общую производительность команды и увеличивает риски.

Таким образом, был проведен анализ более 35 источников, которые так или иначе связаны с проблемой, поставленной выше. Наиболее важные с точки зрения оптимизации рассматриваемого процесса статьи представлены в таблице 1, в которой выделены проблемы и предлагаемое авторами решение.

Таблица 1

Анализ статей и научных работ

Резюмируя сказанное: можно заметить, что системные администраторы сталкиваются со множеством разных проблем, для решения которых существует много разных способов. Лучший подход зависит от задачи и используемых технологий.

Описание бизнес-процесса уведомления о проблемах

Необходимость оптимизации определяется повышением эффективности и конкурентоспособности, а также необходимостью развития компании.

Особое внимание уделим развитию системы поиска проблем и функционала уведомления ответственного сотрудника. С появлением новых разработок, сотрудники сталкиваются с новыми проблемами. В связи с этим ставится задача реализации такого процесса поиска проблем, который независимо от их количества, будет осуществлять их поиск и отправку уведомлений ответственным сотрудникам в более короткие сроки, что безусловно должно привести к оптимизации данного процесса.

Определим соответствующий процесс в нотации BPMN, детально описывающий бизнес-процесс (БП) выявления проблем в продуктовой команде и информирования ответственных лиц. Нотация обеспечивает наглядное представление последовательности действий, что способствует эффективному управлению и оптимизации процесса.

Рис. 1. Описание бизнес-процесса поиска проблем в продуктовой команде (нотация BPMN) до оптимизации

Эта схема показывает последовательность действий, необходимых для поиска проблем, включая анализ данных, определение ответственных лиц и коммуникацию с ними. На рисунке можно видеть узкое место по процессу отправки уведомлений, которое занимает в худшем случае 2,5 часа, снижая общую эффективность, и требует оптимизации для повышения скорости работы.

Настройка потока событий

Целью данной главы является описание настройки потока событий для уведомления продуктовой команды о проблемах на платформе 3V.

Поток событий — тип объекта платформы, инструмент для автоматизации последовательной обработки данных и событий. Он позволяет настраивать выполнение шагов на основе заданных триггеров. Уведомления настраиваются с помощью триггеров. Триггер всегда является основным шагом потока, он представляет изменение данных справочника или показателя, событие аудита или выполнение по расписанию.

Для реализации задачи отправки уведомлений о проблемах понадобятся: «События изменений справочника», «Получатели из справочника», «Текст уведомления» и «Отправка уведомлений». В «События изменения данных справочника» видно, что в пункте «Загрузить данные в атрибут» настроены данные из атрибутов связанных справочников. Необходимость этого связана с извлечением почты получателей и отправлением на нее уведомления о проблемах. Можно настроить потоки событий, с помощью которых будем отправлять уведомления на почту сотруднику, так, чтобы оптимизировать бизнес-процесс оповещения сотрудника о проблеме.

Рис. 2. Описание бизнес-процесса после оптимизации

Таким образом, опираясь на рисунки, визуально можно наблюдать сокращение бизнес-процесса.

Расчет экономической эффективности оптимизации бизнес-процесса

Оптимизация бизнес-процесса в компании с помощью данной разработки требует не только технической реализации, но и необходим расчет экономической эффективности.

При расчете трудовых затрат за год учтём 247 рабочих дней (с учетом праздников и выходных) и 8-часовой рабочий день. В среднем администратор еженедельно тратит на проверки в среднем 3 часа. Тогда, до оптимизации, он тратит на поиск проблем примерно 148,2 часа в год (247 / 5 ≈ 50 недель * 3 часа). После оптимизации процесса, по той же схеме, продукт-менеджер тратит на поиск проблем около 59,28 часов в год. Эта цифра может незначительно изменяться в зависимости от количества задач.

Условно, для расчета стоимостных затрат, допустим, заработная плата сотрудника составляет 60 000 рублей в месяц. Чтобы определить годовые затраты на отправку уведомлений продуктовым менеджером, необходимо рассчитать стоимость его рабочего часа. Предположим, что в месяце примерно 20 рабочих дней. Тогда стоимость одного рабочего дня сотрудника составит 60 000 рублей / 20 дней = 3 000 рублей. Таким образом, один час работы сотрудника оценивается в 3 000 / 8 = 375 рублей. Рассмотрим затраты до оптимизации, если до на отправку уведомлений затрачивалось 148,2 часа в год, то общие стоимостные затраты составят 148,2 часа * 3 000 рублей/час = 55 575 рублей. Таким же образом рассчитаем затраты после оптимизации, если после оптимизации затраты времени снизились до 59,28 часа в год, то общие стоимостные затраты составят 59,28 часа * 3 000 рублей/час = 22 230 рублей.

Резюмируя сказанное, на основании расчетов показателей и оптимизированного бизнес-процесса, можно заметить высокую экономическую эффективность, полученную после настройки потока событий для отправки уведомлений о проблемах. Значительное сокращение трудовых и стоимостных затрат, примерно на 60 %, наглядно демонстрирует важность оптимизации бизнес-процесса отправки уведомлений.

Литература:

1. Зонова С. Ю., Ченушкина С. В. Автоматизация деятельности предприятий индустрии красоты / С. Ю. Зонова, С. В. Ченушкина // Эпоха науки. — 2022. — № 29 — С.141–146.
2. Каган М. Вдохновленные / М. Каган // Пер. с англ. М.: Наталья Яцюк. — 2018.
3. Маслов А. Е., Герасимова А. А. Разработка информационной системы для автоматизации управления салоном красоты / А. Е. Маслов, А. А. Герасимова //Актуальные проблемы авиации и космонавтики. — 2018. — С. 343–346.
4. Rahmonov, Shohboz Davron Ugli Development of monitoring systems for real-time services and its benefits for business / Rahmonov, Shohboz Davron Ugli // Oriental renaissance: Innovative, educational, natural and social sciences — March 2022. — С. 20–26.