Даная работа направлена на анализ информационной системы компании по перевозке грузов с последующим выявлением слабых сторон и их оптимизацией.

Ключевые слова: информационная система, моделирование бизнес-процесса, оптимизация.

Введение

Актуальность данной статьи заключается в необходимости развития информационных систем, так как бизнес требует постоянного роста, внедрения более продвинутых технологий и постоянной модернизации. Содержание работы должно отразить необходимость оптимизации на примере бизнес-процесса регистрации транспортного средства.

Объектом исследования является модуль существующей информационной системы, предназначенный для регистрации транспортного средства.

Предметом исследования является само развитие бизнес-процесса, который использует в данный момент компания по перевозке грузов.

Целью работы является модернизация модуля существующей ИС для регистрации транспортного средства компании по перевозке грузов.

В данной работе было проанализировано более 30 информационных источников, которые позволяют рассмотреть текущее состояние предметной области, часть из них приведена в таблице.

Таблица

Анализ информационных источников

Решения, которые предлагаются авторами в данных статьях, были использованы с некоторыми доработками для функционирующей компании по перевозке грузов, стремящейся повысить свою эффективность.

Исследование существующего бизнес-процесса регистрации ТС

Рассмотрим текущий бизнес-процесс (модель as-is) регистрации транспортного средства (ТС) в компании по перевозке грузов, который реализован с помощью low-code приложения, но остаётся неэффективным из-за отсутствия полной автоматизации. Учитывая стратегическую важность данного процесса для обеспечения бесперебойной работы компании, особое внимание будет уделено его структуре, временным характеристикам, а также способности выдерживать увеличение нагрузки и масштабироваться в условиях роста бизнеса.

Сам бизнес-процесс, который разработан в нотации BPMN, состоит из пяти дорожек (элемент изображения исполнителей процесса), среди которых: водитель, Low-code платформа, сотрудник логист, менеджер логист и архив.

Бизнес-процесс начинается с подачи заявки водителем, он должен заполнить форму регистрации в приложении. После подачи заявки данные передаются в локальную базу данных, связанную с low-code приложением, но не интегрированную с основными корпоративными системами и базами данных. Следующим шагом является получение уведомления о новой заявке через приложение для сотрудника отдела логистики, который в свою очередь, приступает к её обработке. Далее требуется внести данные в основную систему компании. После заявка передаётся менеджеру по логистике для согласования. Завершающим этапом является архивирование документов, где бумажные копии подшиваются в физический архив, а электронные версии остаются в low-code приложении без централизованного управления.

Для более точной оценки эффективности процесса, следует рассмотреть временные характеристики каждого этапа на примере 500 заявок на регистрацию в месяц, данные были фактически зарегистрированы компанией:

— Подача заявки: 10–15 минут × 500 = 5 000–7 500 минут (83–125 часов);

— Проверка данных: 15–20 минут × 500 = 7 500–10 000 минут (125–167 часов);

— Перенос в основную систему: 10–15 минут × 500 = 5 000–10 000 минут (83–125 часов);

— Согласование: 15–25 минут × 500 = 5 000–1 000 минут (83–167 часов);

Также необходимым является обобщение слабых сторон текущего бизнес-процесса, ниже будет приведён их список.

1. Отсутствие интеграции между low-code приложением и корпоративной системой может привести к дублирования данных и увеличению времени обработки;
2. Низкая масштабируемость, при которой процесс не справляется с ростом нагрузки, к примеру, до 1 000 заявок на регистрацию, что требует дополнительных ресурсов;
3. Ограниченная производительность low-code приложения при пиковых нагрузках, что может приводить к сбоям;

Следует сделать вывод, что текущий бизнес-процесс регистрации транспортных средств требует оптимизации. Трансформация информационной системы позволит автоматизировать множество операций в приложении, оптимизировать время работы и улучшить качество для функционального заказчика. Это сделает более доступной и удобной работу для пользователей информационной системы.

Проектирование и моделирование автоматизируемого процесса регистрации ТС

Рассмотрим оптимизированный бизнес-процесс регистрации транспортного средства (ТС) в компании по перевозке грузов (as-to-be), разработанного с целью устранения недостатков текущей системы и повышения её эффективности.

Оптимизированный процесс регистрации транспортного средства был разработан с учётом ключевых проблем текущей системы. Основной целью оптимизации является сокращение времени обработки заявки до 5–10 минут за счет полной автоматизации. Сам бизнес-процесс описан в нотации BPMN и состоит из четырёх дорожек (элемент изображения исполнителей процесса), среди которых: водитель, веб-портал, облачная база данных и уведомления.

Первым этапом является подача заявки водителем через веб-портал или мобильное приложение, разработанное на low-code платформе. После отправки заявки данные автоматически сохраняются в централизованной облачной базе данных, использующей JSON-формат для структурированного хранения. Следующим этапом является автоматическое согласование заявки. После утверждения заявки, система автоматически отправляет уведомление водителю через мобильное приложение или по электронной почте. Завершающим этапом является архивирование данных. Все документы и информация о заявке хранятся в облачной базе данных в электронном виде, что устраняет необходимость физического архива. Система автоматически создаёт резервные копии данных, обеспечивая их сохранность.

Для оценки эффективности оптимизированного процесса, следует рассмотреть временные характеристики каждого этапа при обработке 500 заявок в месяц:

— Подача заявки: 3–5 минут × 500 = 1 500–2 500 минут (25–42 часа);

— Автоматическая проверка данных: <1 минута × 500 = 500 минут (8 часов);

— Автоматическое согласование: <30 секунд × 500 = 250 минут (4 часа);

— Уведомление водителя: 1–2 минуты × 500 = 500–1 000 минут (8–17 часов);

— Архивирование данных: 0 минут (автоматически).

Общее время составило 2750–4750 минут (46–79 часов). При средней зарплате сотрудника 300 руб./час затраты составляют 13800–23700 руб./месяц, что в 6–10 раз меньше текущих затрат (150000–237600 руб./месяц). Это демонстрирует значительную экономию денежных ресурсов.

Ниже будут приведены преимущества оптимизированного бизнес-процесса:

1. Наличие полной автоматизации исключает ручные операции, что снижает вероятность ошибок. К примеру, автоматическая проверка VIN через API указывает на запрет использования транспортного средства с просроченными решениями.
2. Время обработки одной заявки сокращается до 5–10 минут. Данное преимущество позволяет оперативно зарегистрировать транспортное средство.
3. Оптимизированный бизнес-процесс обладает высокой масштабируемостью. Общая база данных и интеграция с API делают возможным обработку примерно 5 000 заявок в месяц.
4. Наличие удобного интерфейса для водителей, в котором настроены автозаполнения, подсказки и уведомления о статусе.

Расчёт экономической выгоды от оптимизации процесса регистрации транспортного средства

Исходя из анализа и разработок, которые представлены в статье, можно сделать вывод, что оптимизация процесса регистрации транспортных средств повышает эффективность и экономическую выгоду. Текущий процесс, который характеризуется высокой трудоёмкостью (583 человеко-часа в месяц) и значительными затратами (189 900–194 900 рублей в месяц), был заменён полностью автоматизированным процессом, который сокращает время обработки заявки до 62,5 человеко-часов и расходы до 29 750 рублей в месяц. Экономическая оценка продемонстрировала снижение трудовых затрат на 89 % и стоимости, также, на 89 %, с окупаемость инвестиций менее чем за 3 месяца. Масштабируемость процесса до 1 000 и более заявок подтверждает его применимость при росте компании. Таким образом, предложенные изменения обеспечивают не только немедленную экономию ресурсов, но и долгосрочные стратегические преимущества, что делает их значимым вкладом в развитие информационной системы компании.

Литература:

1. Анисимов В. И., Васильев С. А., Гридин В. Н. Методы повышения производительности современных веб-приложений / В. И. Анисимов, С. А. Васильев, В. Н. Гридин // Известия Южного федерального университета. Технические науки. — 2020. — № 2. — С. 193–201.
2. Анисимова Г. Б., Грачёв П. В. Проектирование и разработка информационной системы управления заявками для компании оператора мобильной связи / Г. Б. Анисимова, П. В. Грачёв // Инженерный вестник Дона. — 2022. — № 5. — С. 31–40.
3. Зеленков Ю. А. Об измерении эффективности бизнес-процессов и поддерживающих их информационных систем / Ю. А. Зеленков // Управление большими системами: сборник трудов. — 2013. — № 21. — С. 146–162.
4. Маслеников К. Ю., Ревунков Г. И., Сатова М. В. Описание предметной области как неотъемлемый элемент процесса проектирования автоматизированной информационной системы. / К. Ю. Маслеников, Г. И. Ревунков, М. В. Сатова // Вестник евразийской науки. — 2017. — № 19. — С. 13–21.
5. Михайлюк С. Д. Server-driven ui как стратегия оптимизации разработки и поддержки пользовательских интерфейсов. / С. Д. Михайлюк // Вестник науки. — 2025. — № 16. — С. 23–31.
6. Переверзев П. П. Совершенствование информационно-аналитической поддержки в системе управления бизнес-процессом / П. П. Переверзев // Современные технологии управления. — 2014. — № 18. — С. 22–29.
7. Прокина Е. Ю. Совместное использование технологий BPM и RPA / Е. Ю. Прокина // Контентус. — 2022. — № 19. — С. 34–42.
8. Сеславина Е. А. Источники повышения производительности труда транспортной компании при внедрении информационных систем нового поколения / Е. А. Сеславина // повышение производительности труда на транспорте — источник развития и конкурентоспособности национальной экономики, труды второй национальной научно-практической конференции. — 2017. — № 12. — С. 168–171.
9. Целых А. Н., Целых Н.А Мобильные приложения для информационных систем поддержки принятия решений в малом бизнесе / А. Н. Целых, Н. А. Целых // Известия Южного федерального университета. Технические науки. — 2013. — № 13. — С. 52–58.
10. Шатова А. Д. Использование uml-диаграмм для оптимизации бизнес-процессов / А. Д. Шатова // Инновационная наука. — 2024. — № 10. — С. 14–20.
11. Шинкарев А. А. Ретроспектива развития веб-технологий в создании корпоративных информационных систем / А. А. Шинкарев // Вестник Южно-Уральского государственного университета. Серия: Компьютерные технологии, управление, радиоэлектроника. — 2020. — № 10. — С. 18–29.