Функциональный анализ в управлении — это метод исследования функций объекта (системы, процесса, структуры) с целью оптимизации их реализации. Объектами анализа могут:

рабочие процессы, структуры, персонал компании;

деятельность государственного органа (вертикальный анализ);

общие функции ресурсов государственного органа (финансового, человеческого, правового и др.) (системный анализ).

В основе метода — предпосылка о том, что для полезной работы система должна выполнить определённый набор функций.

Целями функционального анализа являются:

1. Устранение лишних функций — необоснованно выполняемых функций, которые можно сократить.
2. Сокращение дублирования — например, если несколько органов или отделов в одном органе занимаются разработкой политик для одного и того же сектора.
3. Включение недостающих функций — на место сокращённых функций создают новые, более уместные.
4. Оптимизацию распределения функций — например, между подразделениями или между государственными органами.

Для анализа функций используют следующие методы функционального анализа:

метод логической цепочки — постепенное раскрытие всей цепи последовательно связанных функций;

диаграммы функций — позволяют размещать функции в определённой логической последовательности, располагать их по приоритетам и проверять взаимозависимости между ними;

каскадирование функций — функции объединяются в иерархическую структуру, где одна функция инициирует другую, а та, в свою очередь, следующую. Это позволяет разбить основную функцию на более мелкие.

Проведение функционального анализа может включать следующие этапы (на примере функционально-стоимостного анализа):

Подготовительный — комплексное обследование состояния управления, выбор объекта исследования, определение конкретных задач анализа.

Информационный — сбор, систематизация и изучение сведений, характеризующих систему управления или отдельные её подсистемы, а также данных по аналогичным системам и передовому опыту совершенствования управления.

Аналитический — формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, анализ функциональных взаимосвязей между подразделениями аппарата управления, расчёт затрат по выполнению функций.

Творческий — выдвижение идей и способов выполнения поставленных задач, формулирование вариантов их реализации, предварительная оценка и отбор наиболее целесообразных и реальных из них.

Исследовательский — описание каждого отобранного варианта, проведение их сравнительной организационно-экономической оценки и отбор для реализации наиболее рациональных из них [1] .

Рассмотрим применение функционального анализа в ОАО «РЖД».

Российские железные дороги (ОАО «РЖД») — это государственно вертикальная интегрированная компания, владелец инфраструктуры общего пользования, крупнейший перевозчик российской сети железных дорог и крупнейший работодатель России.

Всего в холдинге РЖД трудится более 850 тысяч человек.

Принадлежащая ОАО «РЖД» железнодорожная сеть разделена между 16 филиалами, имеющими статус Регионального центра корпоративного управления (РЦКУ) [2].

Железная дорога в своей структуре имеет предприятия дорожного подчинения, полигон каждой железной дороги делится на регионы. С 1 января 2011 года отменена подструктура отделений на всех железных дорогах. С переходом на безотделенческую систему работы каждая дорога состоит из регионов, возглавляемых заместителем начальника дороги по региону.

В рамках проведения структурной реформы на железнодорожном транспорте, с созданием условий для отделения деятельности по предоставлению услуг инфраструктуры от перевозочной деятельности и появлением конкурентной среды, с 2008 года структура компании трансформируется в вертикально-ориентированный холдинг.

Учитывая масштабы, в компании уделяется особое внимание четкому разделению функционала между многочисленными подразделениями. С помощью организационно — распорядительных документов установлен и обязателен к исполнению единый подход в подразделениях к формированию функциональных направлений подразделений, который каскадируется до функциональных обязанностей каждого работника.

В компании применяется функциональный анализ, принципы, которого отражены в положении об организационно дизайне, методике оформления и анализа организационно-функциональных моделей, положении о формировании, согласовании и утверждении организационно-функциональных моделей и штатных расписаний филиалов ОАО «РЖД», а также штатных расписаний частных учреждений здравоохранения, культуры и спорта ОАО «РЖД», положении о распределении обязанностей между руководителем подразделения и его заместителями и положения о подразделении (положение о типовой должности).

Указанные нормативные документы позволяют формировать эффективные, сбалансированные, экономически обоснованные системы управления, обеспечивающие в полном объеме выполнение текущих и стратегических задач.

Функциональный анализ проводится исходя из возложенных на подразделение задач и функций, которые формируются по определенным правилам:

задачи должны быть согласованными между собой;

каждой задаче должна соответствовать определенная группа функций;

функции должны содержать все действия, которые выполняет подразделение для решения задач;

не допускается дублирование ключевых функций между подразделениями;

не допускается наличие функций, выполнение которых осуществляется за пределами полномочий (прав) подразделения.

Результатом выполнения каждой функции является продукт (услуга), имеющий ценность для внешнего и (или) внутреннего потребителя.

Примером функционального анализа может служить анализ, представленный в таблице.

Таблица

Результаты функционального анализа

Проведя функциональный анализ по подразделению или нескольким подразделениям с определением конечного результата (продукта) выполнения функций возможно изыскать их дублирование.

Таким образом, с помощью функционального анализа распределяются роли (обязанности) различных организационных единиц при выполнении задач и функций, выявляются «слабые» места в организации рабочего процесса, четко разграничиваются и закрепляются роли (ответственность) участников, выявляются дублирование, определяется избыточность или недостаточность ролей (обязанностей), равномерно распределяется нагрузка на всех участников управленческих процессов. Все это в конечном результате повышает эффективность деятельности за счет построения продуктивной системы коммуникаций между участниками процессов и организационными единицами.

Литература:

1. Федина К. В. Применение функционально-стоимостного анализа в системе управления персоналом предприятия // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2017. № 12 [Электронный ресурс].
2. Сайт ОАО «РЖД» https://company.rzd.ru/