Служебная командировка – неотъемлемая часть рабочего процесса сотрудников многих компаний. И она требует правильного подхода к организации.

Законодательно предусмотрено полное документальное оформление рабочей поездки, независимо от дальности населенного пункта или длительности пребывания в нем. Регламент определяется Постановлениями Правительства, Трудовым Кодексом и иными актами федерального и регионального значения. Также для организаций, которым необходимо направлять свой штат в служебные поездки, желательно иметь и Положение о командировках, где будет детально расписано все – от величины суточных и компенсации расходов до порядка организации.

Документальная основа

В списке обязательных документов для оформления командировки внутренний Приказ о направлении в служебную поездку или распоряжение – это направление, на основании которого состоится поездка.

Кроме того, происходит оформление командировочного удостоверения. Оно необязательно, но позволяет упорядочить внутренний документооборот компании.

Также в рамках подготовки к рабочей поездке сотрудника важно сформировать план. Это официальный документ, в котором отражены цели командировки. Он является факультативным, однако позволяет четко скоординировать действия специалиста по срокам и организации поездки, обеспечить выполнение поставленных задач.

Чтобы составить план командировки, образец поможет вам сориентироваться в написании. На его основе можно составить индивидуальный документ с учетом особенностей работы компании и сферы деятельности штатного специалиста.

Обязательно в плане отражают:

• Информацию о лице, которое направляют в рабочую поездку.
• Даты выезда и приезда – строго определенные сроки командировки.
• Населенный пункт, куда направляется сотрудник для выполнения рабочих задач.
• Данные о «принимающей» организации.
• Цели командировки.
• Основные задачи – списочно или таблицей, которые необходимо реализовать в ходе поездки, датировку по выполнению.
• Дату составления плана.

План визируется руководством или ответственным лицом, уполномоченным на подписание документации организации.

Типовых требований по составлению плана нет, потому что все задачи документа расписываются строго в персональном порядке. При этом сам командируемый должен заранее ознакомиться с планом, чтобы оценить масштаб и специфику будущей служебной поездки. После прочтения возможно обсуждение вопросов, касающихся командировки. Также план может корректироваться после совместного обсуждения сотрудника и руководства.

Однако, если в силу:

• Непредвиденных обстоятельств.
• Недостаточности опыта или знаний.
• Несоответствия должности требуемым целям, выполнить план не получится, то вправе отказаться от командировки.

Важно, что за отказ от командировки на сотрудника не должно налагаться никаких финансовых санкций – то бишь, лишить премии, планового отпуска и подобных законных прав невозможно.

Алгоритм оформления

В общем виде оформление состоит из нескольких этапов:

• Формирование Приказа о командировке и подписание работником.
• Выдача аванса для компенсации издержек, включая суточные.
• Оформление плана командировки и командировочного удостоверения для упрощения организации поездки.
• Отметка в журнале рабочего времени о выезде.

По завершении поездки работник должен предоставить авансовый отчет и следующую документацию:

• Проездные бумаги – это подтверждение факта проезда сотрудника к месту. Таковыми могут быть авиа, жд билеты, чеки на такси и подобные.
• Документы о затратах, понесенных в рамках командировки – все соответствующие чеки. Прилагаются, если предусмотрено возмещение подобных расходов.