В статье представлен опыт ТФОМС Свердловской области по использованию сервиса электронного документооборота для подписания договоров на оказание и оплату медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию между участниками системы ОМС.
Ключевые слова: электронный документооборот, участники системы обязательного медицинского страхования, договор на оказание и оплату медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию.
В условиях пандемии новой коронавирусной инфекции переход на удаленный режим работы не только частных организаций, но и государственных структур способствовал росту спроса на современные программные продукты, в том числе и на системы электронного документооборота.
Преимущества использования электронного документооборота очевидны: быстрая регистрация и обработка документов (на 30–50 % быстрее по сравнению с регистрацией и обработкой бумажного документа); рост эффективности управления и дисциплины работников (так легче проконтролировать ответственных и выявить просроченные задания); простота процесса ознакомления сотрудников с документами (электронное делопроизводство позволяет ускорить этот процесс в 2–3 раза); быстрый поиск (безбумажное делопроизводство ускоряет поиск документа в 6–12 раз) [1].
Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Свердловской области (далее — ТФОМС Свердловской области, фонд) — один из первых государственных органов Свердловской области, который перевел более 30 % сотрудников на удаленный режим работы и в дальнейшем смог нарастить долю сотрудников, выполняющих работу дистанционно до 60 %.
Перед ТФОМС Свердловской области встала задача по сохранению входящих, исходящих и внутренних потоков информации, чтобы обеспечить выполнение трудовых обязанностей сотрудниками фонда для сохранения финансовой устойчивости системы обязательного медицинского страхования региона.
Документооборот затрагивает все функции операционной деятельности организаций, включая основную деятельность и вспомогательные функции, и лежит в основе управленческих решений. Поэтому очень важно, чтобы документооборот был эффективным.
В первую очередь необходимо было решить проблемы, которые могут возникнуть у дистанционных сотрудников при работе с документами. Важно было сохранить юридическую значимость процессов, поэтому были приобретены усиленные квалифицированные электронные подписи (далее — УКЭП) для должностных лиц, обладающих правом подписи документов.
Осталась одна большая нерешенная проблема — подписание документов, предполагающие утверждение несколькими сторонами: договоры соглашения, совместные приказы и письма.
В данной статье интерес представляет организация заключения договоров на оказание и оплату медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию (далее — договор) между участниками системы ОМС: фондом, медицинскими организациями (далее — МО) и страховыми медицинскими организациями (далее — СМО). На территории Свердловской области в системе ОМС оказывают медицинскую помощь 229 медицинских организаций, а 5 страховых компаний оплачивают эту медицинскую помощь [2].
Ранее договоры между участниками системы ОМС подписывались собственноручно и передавались от участника к участнику нарочным. Таким образом, огромное количество времени затрачивалось на обработку этих документов, их доставку. Была необходима слаженная работа сотрудников разных юридических лиц, чтобы документ был подписан и оказался у каждого из подписантов в правильно оформленном виде.
В конце 2020 года приказом Минздрава России от 30.12.2020 № 1417н (зарегистрирован в Минюсте России 13.01.2021 № 62056) была утверждена новая форма типового договора. Перед территориальными фондами ОМС была поставлена задача по заключению этих договоров со всеми участниками системы ОМС в кратчайшие сроки — до 25 января 2021 года. Документ предусматривает 7 подписантов: ТФОМС, пять СМО и одна МО. Предстояло подписать 1603 оригиналов документов.
Учитывая кратчайшие сроки реализации задачи, риски распространения новой коронавирусной инфекции, внимание было обращено к сервисам электронного документооборота (далее — ЭДО), позволяющих передавать и подписывать документы между разными компаниями через Интернет. Кроме того, подобные сервисы имеют ряд преимуществ: доступность через любой браузер при наличии интернета; возможность работы как с формализованными документами, так и с произвольными (договор по ОМС — неформализованный документ); исключения риска потери документов; экономия на печати, транспортировке, хранении, утилизации; сокращение времени на подписание документа.
Всю работу можно разбить на несколько этапов:
- анализ информации о сервисах ЭДО, выбор подходящего;
- подготовка участников системы ОМС к работе в сервисе ЭДО;
- этап реализации.
На сайте Федеральной налоговой службы представлены операторы электронного документооборота [3]. Выбирая конкретного, руководствовались следующими критериями: возможность подписания электронными подписями документа 7 сторонами, надежность, функциональность, неограниченное количество контрагентов, опыт работы, качество обслуживания, техническая поддержка, стоимость.
Изучив рынок сервисов ЭДО, был определен потенциальный исполнитель и подготовлен Устав проекта (Таблица 1).
Таблица 1
Подписание договоров на оказание и оплату медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию в сервисе электронного документооборота
| |
|
Полное наименование проекта: |
Подписание договоров на оказание и оплату медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию в сервисе электронного документооборота |
|
Инициатор: |
ТФОМС Свердловской области |
|
Цели (цель) проекта |
Получение юридически значимого документа, подписанного 7 сторонами в короткие сроки в условиях распространения новой коронавирусной инфекции, а также реализация перехода от бумажного документооборота к электронному с внешними контрагентами |
|
Сроки реализации проекта |
Дата начала проекта: 13.01.2021 Планируемая дата завершения проекта: 25.01.2021 |
| |
|
Обоснование запуска проекта |
Сжатые сроки реализации. Пандемия новой коронавирусной инфекции. Необходимость сокращения затрат на обслуживание бумажного делопроизводства |
|
Перечень целевых результатов (продуктов проекта) |
Все договоры подписаны в срок всеми участниками проекта |
|
Участники и заинтересованные стороны |
1. ТФОМС Свердловской области 2. медицинские организации 3. страховые медицинские организации 4. компания, разработавшая сервис |
|
Ограничения на затраты |
Затраты несет только инициатор процесса. Ограничения связаны с возможностью заключения государственного контракта в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» без проведения конкурсных процедур в рамках 600 тыс. руб. |
|
Другие требования |
Наличие унифицированной электронной подписи у всех участников проекта |
|
Критерии оценки успешности проекта |
|
|
Риски проекта |
1. Отсутствие электронной подписи у подписанта, необходимость ее изготовления и ожидания. 2. Отказ от подписания договора. 3. Отсутствие Интернет-связи. |
Для реализации проекта в фонде была создана рабочая группа, в которую вошли сотрудники из разных подразделений, подготовлен регламент использования сервиса, определены обязанности участников процесса, создан общий чат для обсуждения оперативных вопросов и таблица для сбора информации с возможностью совместной работы в ней.
На момент принятия решения о работе в сервисе ЭДО большинство участников системы ОМС использовали УКЭП в различных программных продуктах. Необходимо было выявить тех, кто не может по каким-либо причинам подписывать электронные документы в рамках данного проекта. Наибольший риск представляли СМО, т. к. достаточно отсутствия УКЭП у одной СМО, и ни один договор не будет подписан. Поэтому на подготовительном этапе шло активное взаимодействие со всеми потенциальными подписантами, в адрес которых было направлено совместное с Министерством здравоохранения Свердловской области письмо с инструкцией по подключению к сервису; организована методическая поддержка пользователей, проведено онлайн-обучение.
От постановки задачи по проекту до подписания государственного контракта об использовании сервиса прошло 3 рабочих дня. Подготовительный этап занял 5 рабочих дней, этап реализации 4 календарных дня. Благодаря распределению обязанностей многие процессы проходили параллельно, что существенно сократило срок реализации проекта.
Стоимость пользования сервисом (10 тыс. документов) с проведением обучения для сотрудников ТФОМС Свердловской области составила около
80 000 руб. Немаловажно, что все остальные участники не испытали финансовой нагрузки.
По итогам только первого месяца работы в сервисе ЭДО экономия расхода на бумагу составила 12 824 руб., экономия расхода чернил в картриджах — 17 184 руб. Отсутствует необходимость в организации мест хранения бумажных договоров. Нет расхода чернил в картриджах, а значит, принтеры не нуждаются в обслуживании. Нет транспортных расходов, не нужно привлекать курьера, чтобы отвезти документы.
Таким образом, в результате использования сервиса ЭДО можно наблюдать:
– прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами);
– сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
– полный контроль над документами, их движением и исполнительской дисциплиной.
Опыт использования сервиса ЭДО позволил повысить качество, точность и оперативность при реализации задач и функций участников процесса, а также способствовал эффективному использованию бюджетных средств, снижению трудозатрат и упорядочению деятельности.
Литература:
1. Ускова, А. Электронное делопроизводство и электронный документооборот. Преимущества цифровизации / А. Ускова. — Текст: электронный // https://ecm-journal.ru: [сайт]. — URL: https://ecm-journal.ru/docs/Ehlektronnoe-deloproizvodstvo-i-ehlektronnyjj-dokumentooborot-Preimushhestva-cifrovizacii.aspx?utm_source=website&utm_medium=ecmj & utm_ campaign=projeсt&utm_content=delopr&utm_term=072020 (дата обращения: 22.06.2021).
2. Официальный сайт ТФОМС Свердловской области. [Электронный ресурс] — / 2021. — Режим доступа: http://tfoms.e-burg.ru/ (дата обращения: 22.06.2021).
3. Организации — операторы электронного документооборота. [Электронный ресурс] — / — 2021. — Режим доступа: https://www.nalog.ru/ rn77/taxation/submission_statements/operations/ (дата обращения: 22.06.2021).
