В статье обоснованы значение и функции выставок-ярмарок. Предоставлена их классификация. Рассмотрены особенности этапов организации выставок-ярмарок.

Ключевые слова: выставки-ярмарки, выставочный маркетинг, рекламные материалы, участники.

История возникновения выставок соседствует, переплетается и соединяется с историей развития ярмарок, которые начали зарождаться еще в эпоху становления товарного производства [11, c.38]. Посвященные различным праздникам, ярмарки уже в то время имели не только экономическое, социальное, но и культурное значение.

Проведение и участие в выставках, особенно в период маркетинговой стратегической неопределенности в деятельности предприятий стало еще более актуальным на сегодняшний день.

Анализом современных тенденций и наблюдений за развитием выставочной индустрии занимаются специальные организации. Самой мощной из них является всемирная ассоциация выставочной индустрии, которая действует в 80 странах мира и охватывает международные и национальные ассоциации в области выставочной индустрии, а также их партнеров. В совокупности члены UFI организуют каждый год более 4500 профильных мероприятий, которые привлекают 150 млн. посетителей [7, c.73].

Выставка — это показ (экспонирование) товаров (услуг), освоенных или определенных к производству, с целью ознакомления с ними потенциальных покупателей и/или потребителей [9, c.40].

Ярмарка — это краткосрочная выставка, которая регулярно повторяется в определенном месте под традиционным названием и в оговоренный срок [3, c.183]. Ее целью является создание условий для заключения договоров на поставку (куплю-продажу) товаров или розничной продажи товаров населению.

Выставки (ярмарки) классифицируются по различным признакам.

1. В зависимости от состава участников и места проведения они делятся на всемирные, международные, национальные, региональные, областные, местные.

Всемирные выставки проводятся периодически, непосредственно коммерческих целей не имеют. На них демонстрируются достижения стран-участников и крупных международных организаций в науке, технике, технологии, культуре др. В работе выставок принимают участие представители многих стран с различных частей мира.

Национальные выставки проводятся в пределах одной страны.

Региональные выставки функционируют как межобластные.

Областные выставки проводятся для субъектов товарного рынка определенной области.

Местные выставки ориентированы на территорию одного района или города.

2. По характеру выставляющихся экспонатов, выставки подразделяются на универсальные, специализированные, тематические.

На универсальных выставках демонстрируют экспонаты различных отраслей и товарных групп.

Специализированные выставки экспонируют продукцию одной или нескольких смежных отраслей.

Тематические выставки имеют цель привлечь внимание к определенным проблемам (например, к проблемам малого и среднего бизнеса, образования, производства спортивных и туристских товаров, охраны окружающей среды и др.).

3. По срокам проведения выставки классифицируют на постоянно действующие и краткосрочные [6, c.25].

Постоянно действующие выставки проводят в крупных городах, в дипломатических консульствах.

Краткосрочные выставки проводят в период от пяти дней до трех недель; они обычно имеют специализированный характер (демонстрируют специализированный характер), (демонстрируют достижения в определенной отрасли или сфере). Разновидностью краткосрочных выставок являются ярмарки.

На оптовых ярмарках заключаются договоры между участниками ярмарки с купли-продажи продукции или товаров.

На розничных ярмарках участники реализуют населению товары народного потребления, сельскохозяйственную продукцию и пр.

Выставки-продажи (торговые недели) проводятся в крупных специализированных или универсальных магазинах с целью изучения и формирования спроса населения, рекламирование и розничной реализации товаров народного потребления [4, c.44]. В отличие от розничных ярмарок выставку-продажу осуществляет торговое предприятие за свой счет и на своих площадях, впрочем, заинтересованы производственные предприятия предоставляют ему рекламные материалы и оборудования (холодильные витрины, мебель и др.).

Выставочный маркетинг играет важную роль в успешном функционировании компаний. Среди его основных функций можно выделить следующие [8, c.18]:

– выставки позволяют собрать много новой информации о продуктах и способах их производства, о новейших технологиях и оборудовании;

– экспозиции дают возможность для общения и обмена мнениями;

– на экспозициях присутствуют представители научной сферы, которые могут проконсультировать по любому вопросу;

– выставочный маркетинг дает возможность продемонстрировать новые товары, что всегда положительно сказываются на будущих продажах;

– на выставках есть шанс заключить крупные контракты с потенциальными потребителями продукции;

– экспозиции позволяют продемонстрировать товары в действии. Посетители смогут лично опробовать новую продукцию.

Организация выставок — это вид предпринимательской деятельности по оказанию услуг, цель которой получение прибыли [5, c.139]. Прибыль организатора выставки определяется как разница между полученным доходом (выручкой) и затратами на ее проведения.

Основными источниками доходов организатора выставки являются:

– взносы участников на право участия в выставке;

– оплата участниками аренды стендов и других площадей;

– оплата участниками дополнительных услуг, предоставляемых им на выставке;

– стоимость проданных входных билетов для посетителей выставки (если выставка полностью или частично открыта для населения).

Источником доходов также могут быть проценты (комиссионные) от суммы договоров, заключенных на выставке. Но в этом случае возникают осложнения, поскольку трудно отслеживать все заключенные между участниками договоры. Поэтому в последнее время выставочно-ярмарочные организации не используют этот источник дохода и заранее сообщают потенциальных участников, их коммерческая деятельность на выставке (ярмарке) комиссионным сбором не облагается.

Организация выставки (ярмарки) состоит из трех этапов: предварительный, организационный, заключительный.

На предварительном этапе создают [10, c.29]:

1) оргкомитет — в случае проведения выставки;

2) ярмарочный комитет — в случае проведения оптовой ярмарки;

3) рабочую группу.

Оргкомитет осуществляет общее руководство выставкой. Это коллегиальный орган: каждый из членов комитета имеет право голоса при принятии решения.

Оргкомитет возглавляет председатель, который может иметь одного или двух заместителей. Комитет наделяется правами и обязанностями в соответствии с целями и задачами выставки (ярмарки).

На крупных выставках (ярмарках) создается дирекция. Дирекция является исполнительным органом комитета. Как правило, назначают директором одного из членов комитета. Директор имеет следующие функции:

– оперативное руководство работой выставки;

– обеспечение решений комитета;

– организация заключения договоров;

– ведение оперативной отчетности о ходе работы выставки;

– определение порядка приемки и отгрузки экспонатов; экспонаты;

– обеспечение размещения экспонатов на стендах и их сохранности;

– другие функции [1, c.24].

Если дирекции нет, их функции выполняет оргкомитет во главе с головой.

Рабочая группа формируется одновременно с созданием комитета. Она нужна только на предварительном этапе организации выставки, к созданию структурных подразделений (служб) выставки. Рабочая группа разрабатывает положение о проведении выставки и рассылает письма потенциальным участникам с полной информацией об условиях участия в выставке (ярмарке).

Она готовит и другие рекламные материалы: приглашения, буклеты, карточки гостей, анкеты опрос посетителей и участников выставки и тому подобное.

Условия участия в выставке указываются в рекламной брошюре, которая выдается участникам и содержит подробную информацию о:

– стоимости участия без экспонатов;

– цены аренды выставочных площадей;

– цены на дополнительные услуги;

– стоимость заочного участия с использованием экспонатов и рекламных материалов и др.

На предварительном этапе собирают сведения об участниках, подписывают договоры об участии в выставке, проводят организационно-технические мероприятия в помещении выставки и за ее пределами (бронируют билеты на обратный проезд участников и места в отелях, заключают договоры на транспортное, экскурсионное и ресторанное обслуживание и др.), публикуют рекламный каталог участников выставки.

На оптовых ярмарках, где осуществляется заключение договоров на поставку (куплю-продажу) товаров, создается арбитраж.

Арбитраж выполняет следующие функции:

– обеспечивает правовое обслуживание ярмарки;

– консультирует участников ярмарки по правовым вопросам;

– рассматривает преддоговорные споры [2, c.13].

Организационный этап включает создание и организацию работы функциональных подразделений (служб), а именно: транспортной; рекламно-информационной; дизайнерской; службы безопасности; технической; юридической; медицинской; финансовой и др.

Наличие служб зависит от масштабов выставки (ярмарки), ее специализации и комплекса услуг, предоставляемых на выставке.

На организационном этапе осуществляется вся оперативная работа — от заезда участников к демонтажу выставочного оборудования.

Заключительный этап — это подведение итогов и определение положительных и отрицательных сторон в работе выставки (ярмарки). Для этого члены оргкомитета составляют отчет о выставке: рассчитывают прибыль, и эффективность выставки определяют степень достижения поставленной цели, разрабатывают рекомендации на будущее, чтобы не допускать организационных и финансовых ошибок [3, c.72].

Подытоживая вышеизложенное, отметим, что для повышения эффективности выставочной деятельности необходимо:

Развивать и реализовать маркетинговое сопровождение выставок-ярмарок (информационная поддержка мероприятия, совершенствование методов сбора, обработки информации и процесса управления выставочной деятельностью предприятия или компании).

Основательно определять цели, которые планируется достичь по результатам проведения выставок.

Более объективно оценивать уровень значимости научно-технических достижений, которые презентуются.

При составлении рекламных текстов для презентаций на выставках или других информационных мероприятиях очень важно подчеркивать преимущество новинок по сравнению с имеющейся продукцией.

Более широко использовать существующие информационные технологии, в частности организацию постоянных виртуальных выставок в Интернете, с павильонами и стендами по аналогии с любой действующей выставкой.

Литература:

1. Бондарчук Е. Из практики проведения выставок / Е. Бондарчук // Маркетинг и реклама. — 2012. — № 9. — C. 24–25

2. Грищенко И. М. Рыночные аспекты выставочной деятельности в России на современном этапе / И. М. Грищенко // Актуальные проблемы экономики. — 2016. — № 1. — C. 13- 19

3. Гусев Э. Б. Выставочная деятельность в России и за рубежом: Учебно-методическое пособие / Под ред. акад. РАН Н. П. Лаверова. — М.: Дашков И К, 2015. — 183 с.

4. Гуменная Е. Методические подходы к анализу выставочной деятельности / Е. Гуменная // Экономика АПК. — 2014. — № 7. — С. 44–50.

5. Захаренко Т. П. Выставка: техника и технология успеха / Т. П. Захаренко. — М.: Вершина, 2014. — 217 с.

6. Критсотакис Я. Г. Торговые выставки и ярмарки. Техника участия и коммуникации / Я. Г. Критсотакис. — М.: Вот-89, 2011. — 158 с.

7. Корниюк А. Выставочная деятельность: новые приоритеты / А. Корниюк // Бухгалтерия. — 2015. — № 34. — C. 73–74.

8. Пекарь В. Пять принципов эффективного участия в выставке / В. Пекарь // Маркетинг и реклама. — 2012. — № 9. — C. 18–22.

9. Рудавский А. Выставки: все больше и больше / А. Рудавский // Вестник налоговой службы. — 2011. — № 13. — C. 40–42.

10. Тарасова Н. Организуем выставку / Н. Тарасова // Бухгалтерия. — 2014. — № 38. — C. 29–33.

11. Цыганкова Т. Выставки и ярмарки как инструменты маркетинга: Международная практика и русские реалии / Т. Цыганкова // Маркетинг в России. — 2013. — № 2. — C. 38–41.