Для ведения документооборота в деканате факультета математики и компьютерных наук Кубанского государственного университета была спроектирована и реализована в СУБД Access база данных «Студенты».
Рис. 1. Схема данных БД «Студенты»
База данных была внедрена, однако в ходе эксплуатации выяснилось, что база данных имеет недостатки и нуждается в доработке.
В данной статье представлен процесс модификации этой базы данных.
После проведения анализа схемы данных, разработанных отчетов, форм, запросов и таблиц, а также предоставленных документов были установлены объекты, которые необходимо модифицировать.
В схеме данных были изменены две таблицы: «Справочник специальностей» и «Справочник предметов». В таблице «Справочник предметов» потребовалось добавить количество символов, позволяющих записать полное название дисциплины. Разницу того, что было изначально и стало после модификации, можно увидеть на рисунке 2.
Рис. 2. Фрагменты из таблицы «Справочник предметов» из исходной и переделанной БД
Тоже самое было проделано и с названием направлений подготовки в таблице «Справочник специальностей», но также потребовалось сделать возможным ввод одинакового кода направления. Разницу между исходным вариантом и исправленным можно увидеть на рисунке 3.
Рис. 3. Фрагменты таблиц «Справочник специальностей» из исходной и исправленной БД
Изменения этих таблиц повлекли модификацию и отчетов, в которых есть данные из этих справочников. Количество символов, которое было изначально, совпадало примерно и с той длинной, которая была отведена в отчете под эти данные. Соответственно, специальности и дисциплины перестали полностью помещаться на отчет в отведенное поле. Поэтому потребовалось доработать отчет. Результат изменений можно увидеть на рисунке 4 (доработка поля под название специальности) и 5 (расширение поля по название дисциплины).
Рис. 4. Фрагменты отчетов с исправлением поля специальности
Рис. 5. Фрагменты отчетов с исправлением поля дисциплины
Если обратить внимание на рисунок 4, то можно заметить, что на фрагментах отчетов присутствуют в выделенной области слова «специальность» и «направление». До модификации базы данных «Студенты» в абсолютно всех отчетах присутствовало слово «специальность», что на момент передачи мне базы для внесения поправок было не корректно, так как на факультете есть еще и направления. На рисунке 6 можно увидеть, что после доработки формы для создания ведомости появился вариант выбора между специальностью и направлением. Очевидно, что если внести изменения только на форме, то в отчете ничего не исправится, поэтому потребовалось доработать и соответствующий отчет, фрагмент которого изображен на рисунке 4.
Рис. 6. Формы для создания ведомостей в исходной и исправленной БД
На этом работа с отчетами еще не окончена. Анализ документов и соответствующих отчетов показал, что отчет аттестационной ведомости имеет в БД разрозненный характер, то есть он не соответствует единому шаблону и имеет лишние поля. В связи с этим потребовалось привести все отчеты, каждый из которых соответствует разному количеству предметов, этой ведомости к единому виду. Результат изменений виден на рисунке 7.
Рис. 7. Отчеты «Аттестационная ведомость»
Просмотрев базу данных, было обнаружено, что отсутствует одна необходимая ведомость. Так как эта ведомость имеет сходство с некоторыми другими, то она была создана на их основе. Подобным образом была разработана и форма для заполнения отчета этой ведомости, а также необходимый запрос. А также для перехода к заполнению этой ведомости была создана кнопка на соответствующей форме. Все эти разработки можно увидеть на рисунке 8.
Рис. 8. Форма и отчет накопительной экзаменационной ведомости
На этом модификация базы данных «Студенты» была окончена. Измененная база соответствует всем требованиям сотрудников деканата.
Литература:
- Бекаревич, Ю. Б. Самоучитель Microsoft Access 2013 / Ю. Б. Бекаревич, Н. В. Пушкина. — СПб.: БХВ–Петербург, 2014. — 464 с.
- Бекаревич, Ю. Б. Самоучитель Microsoft Access 2016 / Ю. Б. Бекаревич, Н. В. Пушкина. — СПб.: БХВ–Петербург, 2016. — 408 с
- Бекаревич, Ю. Б. Самоучитель Microsoft Access 2010 / Ю. Б. Бекаревич, Н. В. Пушкина. — СПб.: БХВ–Петербург, 2011. — 432 с.
- Одиночкина, С. В. Разработка баз данных в Microsoft Access 2010/ С. В. Одиночкина. — СПб.: НИУ ИТМО, 2012. — 83 с.
- Гурвиц, Г.А. — Microsoft Access 2010. Разработка приложений на реальном примере/ Г. А. Гурвиц. — СПб.: БХВ–Петербург, 2010. — 497 с.
